E-Rechnung empfangen: Was Gastronomie und Handel seit 2025 brauchen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Programme können sie ohne Abtippen lesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Mengen, Preise und Steuer stehen in festen Feldern.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm sieht man nur Code.
• ZUGFeRD bzw. Factur-X: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Es lässt sich wie gewohnt ansehen und gleichzeitig maschinell auslesen. Als E-Rechnung zählt es ab Version 2.0.1, nicht aber in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Ein PDF, das nur Text oder ein Bild enthält, ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“, genauso wie eine Papierrechnung oder ein Foto davon.

Seit wann gilt die Pflicht?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Sie wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und gilt in Stufen:

Für Gastronomie und Handel heißt das: Die ersten E-Rechnungen kommen schon jetzt von Großhändlern, Getränkelieferanten und Dienstleistern. Ab 2027 und 2028 werden es deutlich mehr.

Wer ist ausgenommen?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen.
• Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen aber auch sie.
• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Für den Bon im Restaurant ändert sich also nichts.

Was heißt „empfangen können“?

Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt es für den Empfang, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben.

Damit ist es aber nicht getan: Eine XRechnung muss lesbar gemacht, geprüft und gebucht werden. Und weil die Daten ohnehin strukturiert vorliegen, lohnt es sich, sie weiterzuverwenden, statt Positionen aus einer Ansicht abzutippen. Drei Schritte helfen:

• Eine feste Adresse für Rechnungen einrichten, zum Beispiel rechnungen@deinbetrieb.de, und sie allen Lieferanten mitteilen.
• Festlegen, wer Rechnungen prüft und freigibt, gerade wenn mehrere Personen bestellen.
• Klären, wie die Positionen in den Wareneingang kommen, damit Bestand und Einkaufspreise stimmen.

Aufbewahrung: Was du beachten musst

E-Rechnungen sind Buchungsbelege. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vorher zehn).

Aufbewahrt wird die Rechnung in dem Format, in dem sie angekommen ist, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht. Seit der Änderung der GoBD von 2025 reicht es bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD, den strukturierten Teil aufzubewahren; den PDF-Teil nur dann, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die vom Datensatz abweichen.

Während der ganzen Frist müssen die Daten unverändert, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt darauf zugreifen.

Und in Österreich?

In Österreich gibt es zwischen Unternehmen keine Pflicht zur E-Rechnung. Nur wer an den Bund liefert, muss seit 2014 elektronisch abrechnen, etwa im Format ebInterface oder über Peppol. Empfangen und verarbeiten lassen sich E-Rechnungen trotzdem. Viele Lieferanten bieten sie freiwillig an.