GoBD einfach erklärt: Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, Datenzugriff

Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Es legt aus, wie die Finanzverwaltung die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der Abgabenordnung bei digitalen Systemen versteht.

Die GoBD gelten in Deutschland für alle Unternehmen, die Bücher oder Aufzeichnungen elektronisch führen, vom Kiosk bis zur Kette. Und sie betreffen nicht nur Kasse und Buchhaltung, sondern jedes System, in dem steuerrelevante Daten entstehen, ausdrücklich auch Vor- und Nebensysteme wie die Warenwirtschaft oder die Inventur.

Die Grundsätze

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter kann sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen.
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden lückenlos erfasst.
• Richtigkeit: Aufzeichnungen stimmen mit den tatsächlichen Verhältnissen überein.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Erfasst wird zeitnah, nicht Wochen später.
• Ordnung: Daten sind geordnet und wieder auffindbar.
• Unveränderbarkeit: Einmal Erfasstes darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Was „unveränderbar“ konkret heißt

Fehler dürfen korrigiert werden, aber nachvollziehbar. Der ursprüngliche Eintrag muss feststellbar bleiben, und Änderungen müssen protokolliert werden, sodass erkennbar ist, was wann geändert wurde.

Genau hier liegt das Problem vieler Tabellen und Zettel: Eine Excel-Datei lässt sich jederzeit überschreiben, ohne dass es auffällt. Als alleinige Aufzeichnung ist das bei einer Prüfung schwer zu verteidigen.

Technisch lässt sich Unveränderbarkeit unterschiedlich umsetzen, etwa durch Protokolle, Versionen oder kryptografische Verfahren wie eine Hash-Kette, bei der jeder Eintrag den Fingerabdruck des vorherigen trägt. Wird ein Eintrag nachträglich verändert oder entfernt, passt die Kette nicht mehr.

Wie lange muss ich aufbewahren?

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Elektronische Unterlagen müssen während der ganzen Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder ein PDF von Daten, die maschinell auswertbar entstanden sind, genügt dafür nicht.

In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist nach der Bundesabgabenordnung in der Regel sieben Jahre.

Datenzugriff bei der Betriebsprüfung

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf die elektronischen Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO): Es kann selbst Einsicht nehmen, dich Auswertungen nach seinen Vorgaben erstellen lassen oder die Daten auf einem Datenträger anfordern. Dafür müssen die Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitstehen.

Verfahrensdokumentation

Zu jedem System, das steuerrelevante Daten verarbeitet, gehört eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Daten entstehen, verarbeitet, gesichert und aufbewahrt werden und wer was darf. Sie muss nicht kompliziert sein, sollte aber zu den tatsächlichen Abläufen passen.

Fehlt sie, ist das für sich genommen noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange die Aufzeichnungen nachvollziehbar und nachprüfbar bleiben. Eine gute Dokumentation macht eine Prüfung aber deutlich einfacher.

Gibt es ein GoBD-Zertifikat?

Nein. Die Finanzverwaltung stellt keine Zertifikate für Software aus. Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern können höchstens bestätigen, dass eine Software bei richtigem Einsatz GoBD-konforme Aufzeichnungen ermöglicht. Ob deine Buchführung ordnungsgemäß ist, hängt immer auch davon ab, wie du die Software nutzt. Aussagen wie „vom Finanzamt anerkannt“ solltest du deshalb kritisch sehen.

Und in Österreich?

Die GoBD sind ein deutsches Regelwerk. In Österreich gelten die §§ 131 und 132 der Bundesabgabenordnung (BAO): Auch dort müssen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein, und der ursprüngliche Inhalt darf nicht unkenntlich gemacht werden. Für Kassen gilt zusätzlich die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Sie betrifft die Kasse, nicht die Warenwirtschaft.