Warenverluste dokumentieren: So geht es in Gastronomie und Handel
Tomaten verderben, Gläser gehen zu Bruch, Ware verschwindet. Verluste gehören zum Alltag. Teuer werden sie, wenn niemand weiß, wo sie entstehen, oder wenn sie bei einer Betriebsprüfung nicht belegt sind.
Kurz gesagt
- Für Warenverluste gibt es keine Meldepflicht. Sie sollten aber nachvollziehbar aufgezeichnet sein.
- Ungeklärte Differenzen zwischen Einkauf und Umsatz können bei einer Prüfung zu Hinzuschätzungen führen.
- Eine gute Aufzeichnung enthält Datum, Artikel, Menge, Grund, wer erfasst hat und einen Beleg.
- Wer zeitnah und unveränderbar erfasst, kann Verluste belegen und gezielt senken.
Warum Verluste aufzeichnen?
Warenverluste müssen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nirgendwohin gemeldet werden. Bei einer Betriebsprüfung spielen sie trotzdem eine Rolle: Prüfer vergleichen den Wareneinsatz mit den Erlösen, etwa mit einer Nachkalkulation oder anhand der Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. Passen Einkauf und Umsatz nicht zusammen, muss die Differenz erklärt werden.
Wer dann nur sagen kann „da ist eben viel verdorben“, hat schlechte Karten: Ohne Aufzeichnungen kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen. Belegte Verluste sind die beste Verteidigung.
Daneben gibt es einen ganz praktischen Grund: Was du misst, kannst du senken. Erst wenn Verluste in Euro sichtbar werden, zeigt sich, ob zu viel bestellt, falsch gelagert oder gestohlen wird.
Was gehört in eine Verlustaufzeichnung?
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit | Zeigt, dass zeitnah erfasst wurde |
| Artikel, Menge und Einheit | Zum Beispiel „Tomaten, 2 kg“ oder „Weingläser, 4 Stück“ |
| Grund (Verlustart) | Verderb ist etwas anderes als Diebstahl, auch für die Auswertung |
| Ort bzw. Filiale | Küche, Bar, Lager oder Laden |
| Wer erfasst hat | Nachvollziehbarkeit im Team |
| Beleg | Ein Foto der verdorbenen Ware oder der Scherben |
| Wert | Bewertet mit dem Einkaufspreis, damit Verluste vergleichbar werden |
Die typischen Verlustarten
- Verderb: abgelaufen, falsch gelagert, Kühlung ausgefallen.
- Bruch: Gläser, Flaschen, Geschirr.
- Diebstahl: bekannt oder begründet vermutet.
- Schwund: eine Differenz ohne bekannte Ursache, oft erst bei der Inventur sichtbar.
- Eigenverbrauch: Waren, die du für private Zwecke entnimmst.
- Retoure: Ware, die an den Lieferanten zurückgeht.
- Sonstiges: alles, was in keine Kategorie passt, mit kurzer Beschreibung.
Eigenverbrauch getrennt erfassen: Entnahmen für private Zwecke werden steuerlich anders behandelt als ein Verlust (unentgeltliche Wertabgabe). Erfasse Eigenverbrauch deshalb immer getrennt und kläre mit deinem Steuerberater, wie er gebucht wird.
Zeitnah und unveränderbar erfassen
Die GoBD verlangen, dass Aufzeichnungen vollständig, zeitgerecht und unveränderbar sind; in Österreich gelten mit den §§ 131 und 132 BAO vergleichbare Grundsätze. Ein Zettel, der am Monatsende in eine Tabelle übertragen wird, erfüllt das kaum: Erfasst wird nicht zeitnah, und eine Tabelle lässt sich jederzeit unbemerkt ändern.
Besser ist es, Verluste dort zu erfassen, wo sie passieren: am Handy, direkt mit Foto. Korrekturen sollten nichts überschreiben, sondern als neue Version mit Begründung entstehen, damit der ursprüngliche Eintrag sichtbar bleibt. Mehr dazu im Ratgeber GoBD einfach erklärt.
Verluste auswerten und senken
Schon eine einfache Monatsübersicht beantwortet die wichtigsten Fragen:
- Welche Artikel verursachen die höchsten Verluste in Euro?
- Welcher Anteil des Einkaufs geht verloren?
- Gibt es Muster bei bestimmten Tagen, Bereichen oder Lieferungen?
- Passen die Bestellmengen zum tatsächlichen Verbrauch?
Oft zeigt sich dabei schnell, wo sich kleinere Bestellungen, eine andere Lagerung oder klarere Abläufe lohnen. Und bei der nächsten Inventur bleibt weniger ungeklärter Schwund übrig.
So hilft Wicount
Mit Wicount erfasst dein Team Verluste in Sekunden am Handy, mit Menge, Grund, Foto und auf Wunsch Standort. Jede Buchung wird in einer SHA-256-Hash-Kette versiegelt; Korrekturen und Stornos entstehen nur als neue Version mit Begründung. Das Dashboard zeigt Verlustwert und Verlauf, die Auswertungen ab dem Plan Starter zusätzlich die Verteilung nach Verlustart, die teuersten Artikel und den Anteil am Einkaufswert.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wie die Regeln für deinen Betrieb im Einzelfall gelten, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Quellen
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: https://dejure.org/gesetze/AO/147.html
- § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: https://dejure.org/gesetze/AO/146.html
- Zweite Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 (Zusammenfassung von KPMG): https://kpmg.com/de/de/themen/2025/07/bmf-gobd-zweite-aenderung.html