Inventur in der Gastronomie: Ablauf in sechs Schritten

Wer muss eine Inventur machen?

Kaufleute müssen nach § 240 HGB zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen: ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände, also auch der Warenvorräte. Dieselbe Pflicht haben Betriebe, die nach § 141 AO Bücher führen müssen, weil ihr Umsatz oder Gewinn bestimmte Grenzen überschreitet. In Österreich ergibt sich die Pflicht für rechnungslegungspflichtige Unternehmen aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB).

Viele kleine Gastronomiebetriebe ermitteln ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und sind nicht zur Inventur verpflichtet. Sinnvoll ist sie trotzdem: Ohne gezählten Bestand weißt du nicht, wie hoch dein Wareneinsatz wirklich ist, und Schwund bleibt unsichtbar.

Der richtige Zeitpunkt

Üblich ist die Stichtagsinventur zum Ende des Geschäftsjahres, meist zum 31. Dezember. Gezählt werden muss nicht genau an diesem Tag: In der Regel genügt eine Zählung innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Zu- und Abgänge dazwischen werden dann auf den Stichtag umgerechnet.

Praktisch heißt das: Zähle an einem Ruhetag oder vor der Öffnung, wenn keine Lieferungen kommen und nichts verkauft wird. Viele Betriebe zählen zusätzlich monatlich oder vierteljährlich. So fallen Abweichungen früher auf und die Jahresinventur geht schneller.

Ablauf in sechs Schritten

1. Vorbereiten. Eine aktuelle Artikelliste mit Einheiten (Flasche, Kiste, kg) und Lagerorten anlegen: Küche, Kühlhaus, Trockenlager, Keller, Bar. Lieferungen für den Zähltag verschieben und offene Rechnungen vorher erfassen.
2. Bereiche und Teams einteilen. Jeder Bereich wird von einem festen Team gezählt, am besten zu zweit: Eine Person zählt, die andere erfasst. Gezählte Regale markieren, damit nichts doppelt gezählt wird.
3. Zählen. Systematisch von links nach rechts und von oben nach unten. Angebrochene Flaschen und Gebinde in Zehnteln schätzen oder wiegen. Ware, die nicht mehr verkauft werden kann, gleich als Verlust erfassen, statt sie mitzuzählen.
4. Direkt digital erfassen. Wer auf Papier zählt, muss alles abtippen. Das ist doppelte Arbeit und eine zusätzliche Fehlerquelle. Mit Handy oder Scanner landen die Mengen sofort im System.
5. Soll und Ist vergleichen. Der Soll-Bestand ergibt sich aus dem Anfangsbestand, den Wareneingängen und den erfassten Abgängen. Große Abweichungen nachzählen und die Ursache suchen: fehlende Lieferscheine, verwechselte Einheiten, nicht erfasster Bruch.
6. Abschließen und aufbewahren. Erst wenn alle Differenzen geklärt sind, wird die Inventur abgeschlossen. Zähllisten und Ergebnis unterschreiben und aufbewahren: in Deutschland zehn Jahre, in Österreich in der Regel sieben.

Häufige Fehler

• Einheiten verwechseln: Eine Kiste statt einer Flasche verändert den Bestand um ein Vielfaches.
• Bereiche nicht klar trennen, sodass Ware doppelt oder gar nicht gezählt wird.
• Lieferungen am Zähltag annehmen, ohne sie eindeutig vor oder nach der Zählung zu buchen.
• Differenzen „glattziehen“, statt die Ursache zu klären.
• Zähllisten nachträglich ändern, ohne dass die Änderung nachvollziehbar bleibt.

Tipp: Erfasse Verluste das ganze Jahr über laufend, wie im Ratgeber Warenverluste dokumentieren beschrieben. Dann erklärt sich ein großer Teil der Inventurdifferenzen von selbst.